Elektroniczny obieg dokumentów

Wielopoziomowy moduł automatyzujący obieg dokumentów wewnątrz organizacji.

Klient

MULTISERWIS

Rok

2018/19

Multiserwis to przedsiębiorstwo wchodzące w skład międzynarodowego koncernu działającego w branży serwisu przemysłowego, jakim jest Koncern Bilfinger SE. Priorytetem wszelkich działań przedsiębiorstwa Multiserwis jest jakość oraz rzetelna obsługa Klienta. 

OPIS PROBLEMU

Frima Multiserwis na co dzień korzysta z wielu innowacyjnych rozwiązań IT. Ze względu na mnogość systemów, które muszą nieustannie działać Bitcave otrzymał zadanie stworzenia modułu służącego do elektronicznego zamawiania umów dla pracowników. Główne problemy do rozwiązania to:

Standardowym kanałem wymiany informacji pomiędzy różnymi działami firmy była poczta email oraz kontakt telefoniczny.

1.

Dział Kadr otrzymywał zlecenia na przygotowanie umów w formie list.

2.

Strata czasu na wypełnianie formularzy z już istniejących danych.

3.

Trudność w komunikacji z osobami odpowiedzialnymi za zbieranie podpisów od pracowników pod umowami.

4.

Synchronizacja wrażliwych danych.

5.

ZAPROPONOWANE ROZWIĄZANIE

Bitcave zaprojektował moduł elektronicznego obiegu dokumentów. Zaczynając od użytkownika zamawiającego daną umowę po ostateczne podpisanie umowy przez pracownika i zachowanie danych w formie elektronicznej.

Moduł został wyposażony w specjalne widoki z informacjami, które są istotne dla poszczególnych grup użytkowników.

Interfejs użytkownika został opracowany tak aby był przyjazny i intuicyjny w obsłudze.

Wdrożony został system powiadomień do poszczególnych użytkowników o oczekujących dokumentach.

System został zaprojektowany pod kątem rozwoju i umożliwia skalowalność różnych rodzajów dokumentów.

Wyposażyliśmy moduł w przejrzysty konfigurator szablonów umów.

Projekt wymagał ścisłej współpracy pomiędzy trzema firmami w celu poprawnego synchronizowania danych.

CZYNNIKI SUKCESU ZREALIZOWANEGO ROZWIĄZANIA
  •  Jedno rozwiązanie pozwalające na wymianę informacji pomiędzy wieloma działami oraz lokalizacjami firmy.

  • Poprawiona wydajność procesów dla różnych grup użytkowników  aplikacji.

  • Migracja do najnowszej technologii zapewniająca solidność, bezpieczeństwo danych i wydajność aplikacji.

  • Bezproblemowa obsługa zgłoszeń serwisowych i automatyczne alarmowanie w całym systemie w celu zagwarantowania SLA. 

Bitcave Sp. z o.o. Sp. k. 

Ul. 6 Sierpnia 1/3

90-606 Łódź

© 2020, Bitcave Sp. z o.o. Sp.k.

Kontakt

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon